SISTEM PENJUALAN BARANG SECARA TUNAI

Sistem adalah kumpulan elemen yang masing-masing elemen tersebut memiliki fungsi masing-masing, namun secara bersama-sama bekerja untuk mencapai tujuan dari adanya sistem tersebut. Sebuah mobil dapat dikatakan sebuah sistem karena di dalamnya terdapat kumpulan elemen (seperti kemudi, rem, mesin, roda, kaca spion, lampu sen, dan sebagainya) yang masing-masing elemen tersebut memiliki fungsi masing-masing, namun secara bersama-sama bekerja untuk mencapai tujuan dibuatnya mobil tersebut yaitu sebagai alat transportasi.

Sistem yang kita bahas sebagai contoh sederhana di sini adalah sistem komputerisasi administrasi di suatu unit usaha. Misalkan unit usahanya adalah “Mini Market “AMX Motor” yang akan kita buat “sistem penjualan barang”-nya.


A. Prosedur Singkat Penjualan Barang di “AMX Motor”

Mini market “AMX Motor” tidak melakukan pendataan pelanggan, sehingga pembeli manapun dapat melakukan transaksi pembelian. Namun demikian, untuk meningkatkan pelayanan kepada pembeli, di kasir (hanya ada 1 kasir), pembeli dapat menanyakan apakah barang yang dicari tersedia di sana, masih ada berapa unit, dan berapa harganya.

Setiap barang yang sudah dilakukan transaksi tidak dapat ditukar atau dikembalikan, dan setiap pembelian harus dilakukan secara tunai. Meskipun data pembeli tidak dicatat, namun di setiap struk belanja yang dicetak diberi kode. Kode tersebut terdiri dari masing-masing 2 digit tanggal, bulan, tahun, dan 3 digit nomor urut. Misalkan kode = “120903056” berarti, transaksi yang terjadi pada tanggal 12 bulan September tahun 2003 di nomor urut 056.


B. Analisis (Persiapan) Merancang Sistem

Ada beberapa hal yang harus dianalisis sebelum membuat perancangan sistem, yaitu : (1) ruang lingkup atau batasan sistem, (2) apa yang ingin dihasilkan oleh sistem (tujuan sistem/ output), (3) siapa saja yang terlibat di dalamnya, dan sebagainya.

Ruang lingkup sistem yang akan kita bahas adalah tentang penjualan barang di mini market “AMX Motor”, tidak membahas pembelian barang untuk keperluan stok di mini market tersebut, maupun bagaimana penanganan barang rusak, dan sebagainya. Masih dalam batasan sistem, pihak-pihak/ orang-orang yang berada di “lingkar luar” adalah pengunjung mini market yang selanjutnya disebut dengan “Pembeli” dan “Pemilik,” yaitu pemilik mini market yang harus diberi laporan hasil penjualan barang setiap hari (setelah toko tutup).

Tujuan pembuatan sistem ini adalah untuk mencatat transaksi penjualan barang di mini market tersebut (sehingga dapat digunakan untuk mengecek uang masuk, selanjutnya juga dapat dimanfaatkan untuk menghitung keuntungan unit usaha, dan sebagainya).

Pihak-pihak yang terlibat di dalamnya (pada proses penjualan barang) adalah kasir, dan beberapa penjaga toko yang merangkap pengontrol keberadaan barang di setiap lokasi barang yang tersedia).


C. Penggambaran Perancangan Sistem

Di bahasan ini, penggambaran perancangan sistem yang digunakan hanya menggunakan Data Flow Diagram (DFD). DFD dibagi menjadi tiga strata (tingkatan), yaitu Context Diagram, Zero Diagram, dan Detail Diagram.

C.1. Context Diagram (Diagram konteks)

Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”

Jadi, yang dibutuhkan adalah (1)Siap a saja pihak yang akan memberikan data ke sistem, (2) Data apa saja yang diberikannya ke sistem, (3) kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan (4)apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.

Kata “Siapa” di atas dilambangkan dengan kotak persegi (disebut dengan terminator), dan kata “apa” di atas dilambangkan dengan aliran data (disebut dengan data flow), dan kata “sistem” dilambangkan dengan lingkaran (disebut dengan process).

Beberapa kemungkinan (data) yang diberikan pembeli kepada kasir adalah : (1) barang yang ditanyakan, (2) barang yang akan dibeli, dan (3) Uang pembayaran. Sebaliknya, kemungkian informasi yang diberikan kasir kepada pembeli adalah (1) keadaan barang yang ditanyakan, (2) jumlah uang yang harus dibayar.

Sedangkan informasi yang diberikan kasir kepada Pemilik adalah Laporan Jumlah Uang Masuk beserta Jumlah Barang yang Terjualnya. DFD Konteksnya :
















C.2. Zero Diagram (Diagram Nol).

Tujuan dari diagram nol adalah untuk “memerinci” sebuah sistem menjadi “proses-proses” yang harus dilakukan ‘orang dalam.’ Atau jika dibuat dalam kalimat adalah : “Apa saja proses yang harus dilakukan agar mencapai sistem tersebut ?.”

Jadi, diagram ini adalah kelanjutan dari diagram konteks, yang “memperbanyak lingkaran,” sedangkan untuk (jumlah dan isi) terminator serta (jumlah dan isi) data flow dari dan ke terminator tersebut harus tetap.

Pada diagram ini pula mulai ditampilkan data store (penyimpan data/file) yang dibutuhkan. File apa saja yang dibutuhkan di sistem ini ?. Jenis file data ada dua, yakni (1) master file, dan (2) transaction file.. Master file adalah file berisi (mencatat) mengenai objek yang harus ada di sebuah unit usaha yang jika tidak ada objek tersebut maka unit usaha tersebut tidak akan berjalan secara sempurna.

Objek-objek yang harus ada di sebuah mini market adalah : (1) barang, (2) pengelola, (3) pembeli, dan (4) fasilitas. Jika salah satu objek tersebut tidak ada, maka mini market tidak akan berjalan sempurna. Dalam pencatatan penjualan barang, master file yang dibutuhkan hanya barang, pengelola (kasir), dan fasilitas (Rak, yang digunakan untuk memajang barang). File Pembeli tidak diperlukan karena data pembeli tidak dicatat.

Sedangkan transaction file adalah file yang digunakan untuk mencatat transaksi yang terjadi di mini market tersebut. Transaksi adalah berelasinya (berhubungannya) dua master file (atau lebih).

Jika kita lihat apa saja master file yang harus ada di atas, dan mana yang berhubungan sehingga terjadi transaksi, maka kemungkinan-kemungkinan transaksi yang terjadi di mini market tersebut adalah :

1. “Pembeli membeli barang”
2. “Kasir menjual barang”
3. “Pembeli membeli barang, dan Kasir Menjual Barang” (gabungan 1 dan 2)
   

Karena Pembeli tidak dicatat, maka kita menggunakan transaksi yang ke 2 saja, sehingga transaksi yang terjadi akan dicatat di file “JUAL”. (Nama file terserah perancang sistem) Mari kita susun diagram nol atau zero-nya.

Ketika “Pembeli” datang, ada 2 kemungkinan yang akan dilakukannya, yaitu (1) bertanya keberadaan barang yang akan dibelinya, dan (2) ia mengambil barang-barang yang akan dibelinya dan menyerahkan kepada kasir untuk dihitung berapa yang harus dibayarnya. Apa aksi (proses yang harus dilakukan kasir) untuk kedua kemungkinan tersebut ?. Lihat Diagram Zero-nya seperti berikut :






















Kamus Data

1. Nama Arus Data : Tembusan Pembelian Barang
   
2. Alias : Penjualan Barang di mini market AMX Motor
3. Bentuk data : Dokumen cetakan komputer
4. Arus data : Arsip penjualan barang
5. Penjelasan : Penjualan barang di mini market.
6. Periode : setiap kali ada pembelian barang
7. Volume : Rata-rata 1 kali sebulan
8. Struktur Data : Permohonan peminjaman terdiri dari item data :
   

• Data Karyawan
• Data Barang
• Data transaksi penjualan
• Tanda terima pembayaran atau tanda bukti pembayaran barang

Keterangan :

A. Apakah pelanggan membeli barang ?

Jika IYA (Y) maka penjualan dapat diproses
Jika TIDAK (T) maka penjualan tidak dapat diproses

B. Apakah masih ada barang yang dibutuhkan ?

Jika IYA (Y) maka penjualan dapat diproses
Jika TIDAK (T) maka penjualan tidak dapat diproses

C. Apakah uang pelanggan mencukupi ?

Jika IYA (Y) maka penjualan dapat diproses
Jika TIDAK (T) maka penjualan tidak dapat diproses

Posting Terkait